総務部人事課にて、職員採用試験の申込者に対して令和7年6月4日に受験票をメールで送信しました。その際に35名の申込者に対して正しい受験票と他の申込者の受験票の2つのファイルを添付して送信してしまいました。
個人情報漏洩により、申込者にご迷惑をおかけしてしまいました。

メールの作成・送信に業務自動化ツールを使用しており、メール作成の段階で不具合が生じ、1通のメールに正しい受験票と他の申込者の受験票の2つのファイルが添付され、処理が進んでしまったことによるものです。

1. 他の申込者の受験票を重複添付して送信してしまった35名の方に対し、送信したメールの削除を依頼し、謝罪しました。また、メールを削除いただいた旨の確認を行いました。
2. 他の申込者のメールに受験票を添付されてしまった35名の方に対し、メールにて状況を報告し、謝罪しました。
3. 正しく受験票が送信されていた方を除いて、申込者の受験番号を付番し直しました。

業務自動化ツールを使用して個人情報が含まれたメールを外部に送る際には、直接送信するのではなく、下書き保存までの処理とします。
その後、職員が目視によるチェックを行った後に手動で送信することとします。
また、個人情報については、入間市個人情報の取扱いに関する管理規程に基づき、適切な取扱いを行ってまいります。